Beza Invois dan Resit – Beza invois dan resit sering mengelirukan ramai, terutamanya usahawan baru atau individu yang baru berkecimpung dalam pengurusan kewangan.
Adakah kedua-duanya merujuk kepada dokumen yang sama? Tidak, walaupun kedua-duanya penting dalam urus niaga perniagaan, invois dan resit mempunyai fungsi, masa dikeluarkan, dan tujuan yang berbeza.
Dalam artikel ini, kita akan rungkaikan dengan jelas beza invois dan resit, bila ia perlu dikeluarkan, serta kepentingannya dalam konteks undang-undang dan percukaian di Malaysia.
Jika anda ingin memastikan perniagaan anda sentiasa tersusun, patuhi undang-undang dan elakkan masalah audit.
Beza Invois dan Resit
Walaupun invois dan resit kerap digunakan dalam urus niaga perniagaan harian, kedua-duanya membawa maksud yang sangat berbeza dari segi fungsi dan masa penggunaannya.
Pemahaman yang betul terhadap perbezaan ini amat penting bagi memastikan pengurusan kewangan yang cekap dan pematuhan terhadap undang-undang. Berikut adalah beza invois dan resit:
1. Tujuan Utama Dokumen
Invois dikeluarkan oleh penjual sebagai permintaan bayaran kepada pembeli. Ia biasanya mengandungi maklumat lengkap tentang barangan atau perkhidmatan yang diberikan tetapi belum dibayar. Tujuannya adalah untuk memberitahu pembeli bahawa pembayaran perlu dibuat.
Resit pula dikeluarkan setelah pembayaran dibuat. Ia berfungsi sebagai bukti rasmi bahawa penjual telah menerima bayaran daripada pembeli. Dalam konteks perniagaan, resit memainkan peranan penting sebagai bukti transaksi kewangan yang sah.
2. Masa Dikeluarkan
- Invois: Sebelum pembayaran dibuat.
- Resit: Selepas pembayaran diterima.
Contohnya, jika anda menjual perkhidmatan reka bentuk laman web, anda akan mengeluarkan invois kepada pelanggan selepas kerja disiapkan. Apabila pelanggan membuat bayaran, barulah resit diberikan sebagai pengesahan bayaran diterima.
3. Kandungan Setiap Dokumen
Invois biasanya mengandungi:
- Nombor invois
- Tarikh dikeluarkan
- Nama dan butiran penjual/pembeli
- Butiran produk/perkhidmatan
- Jumlah yang perlu dibayar
- Tarikh akhir pembayaran
- Kaedah pembayaran yang disarankan
Resit pula mengandungi:
- Nombor resit
- Tarikh pembayaran diterima
- Jumlah bayaran diterima
- Kaedah bayaran (tunai, bank transfer, e-wallet)
- Nama penerima dan pembayar
4. Kepentingan Undang-undang dan Percukaian
Di Malaysia, penggunaan kedua-dua dokumen ini sangat berkait rapat dengan keperluan undang-undang. LHDN memerlukan resit sebagai bukti perbelanjaan untuk tuntutan cukai. Invois pula penting untuk merekod pendapatan dan perniagaan perlu menyimpannya sebagai rekod untuk audit.
Arahan Perbendaharaan dan Pekeliling Akauntan Negara menyatakan dengan jelas bahawa resit hendaklah dikeluarkan bagi setiap penerimaan bayaran dan invois digunakan untuk permintaan bayaran.
Kegagalan mengurus dokumen ini dengan baik boleh menyebabkan masalah semasa audit atau permohonan pembiayaan perniagaan.
Kenapa Penting Faham Beza Invois dan Resit?
Memahami perbezaan antara invois dan resit bukan sekadar perkara teknikal dalam perniagaan, tetapi satu keperluan asas untuk memastikan kelancaran operasi, pematuhan undang-undang, dan pengurusan kewangan yang baik.
1. Kepatuhan kepada Undang-undang
Setiap transaksi kewangan yang sah perlu direkodkan dengan betul, terutama bagi tujuan percukaian dan audit. Di Malaysia, arahan perbendaharaan dan pekeliling daripada agensi kerajaan seperti LHDN dan Jabatan Akauntan Negara menetapkan bahawa resit mesti dikeluarkan sebagai bukti penerimaan bayaran, manakala invois digunakan untuk menuntut bayaran. Kegagalan mematuhi peraturan ini boleh menyebabkan penalti atau isu semasa audit perniagaan.
Contohnya, jika anda menjalankan perniagaan dan gagal mengeluarkan resit selepas menerima bayaran daripada pelanggan, anda boleh dianggap tidak telus dalam pengurusan kewangan. Malah, tuntutan cukai anda mungkin ditolak jika tiada bukti resit yang sah.
2. Elak Kesilapan Audit dan Cukai
Tanpa pengurusan dokumen yang betul, risiko berlaku kesilapan semasa audit atau pengiraan cukai sangat tinggi. Ramai usahawan kecil yang mengalami kesukaran semasa proses audit hanya kerana tidak dapat membezakan fungsi invois dan resit. Hal ini turut menjejaskan kebolehpercayaan perniagaan anda di mata pelabur, institusi kewangan, dan pelanggan.
Dengan mengasingkan invois dan resit secara sistematik, anda akan dapat melihat dengan jelas jumlah pendapatan yang belum diterima dan jumlah bayaran yang telah diterima. Ini juga membantu dalam perancangan aliran tunai serta laporan kewangan tahunan.
3. Meningkatkan Profesionalisme Perniagaan
Satu lagi manfaat memahami beza antara kedua-dua dokumen ini ialah ia memberi gambaran profesional terhadap perniagaan anda. Pelanggan akan lebih yakin apabila anda dapat mengurus invois dan resit dengan sistematik.
Bagi freelancer atau perniagaan mikro, ini merupakan satu langkah kecil yang mampu meletakkan anda setanding dengan perniagaan besar dari segi pentadbiran kewangan.
Amalan Terbaik untuk Pengurusan Dokumen Kewangan
Selepas memahami beza invois dan resit, langkah seterusnya ialah mengurus kedua-dua dokumen ini secara sistematik. Amalan ini bukan sahaja membantu mengekalkan rekod yang kemas, malah menjimatkan masa, mengurangkan risiko kesilapan, dan melindungi perniagaan daripada isu undang-undang.
1. Gunakan Sistem Digital
Dalam era digital, menggunakan sistem perakaunan berasaskan awan adalah antara kaedah paling efisien untuk mengurus invois dan resit. Aplikasi seperti Wave, QuickBooks atau perisian tempatan seperti SQL dan AutoCount membolehkan anda menghasilkan, menghantar, dan menyimpan invois serta resit secara automatik. Anda juga boleh menjejak status bayaran dan menjana laporan kewangan dengan lebih mudah.
Dengan sistem ini, invois boleh dihantar terus ke e-mel pelanggan, dan resit pula dijana serta-merta selepas bayaran diterima. Ini mengurangkan risiko kehilangan dokumen fizikal dan memastikan semua maklumat direkodkan dengan tepat.
2. Susun Fail Secara Berkala
Sekiranya anda masih menggunakan dokumen bercetak, pastikan anda menyusun invois dan resit mengikut tarikh dan jenis transaksi. Sediakan fail khas untuk setiap bulan atau suku tahun agar mudah dicapai apabila diperlukan. Gunakan label yang jelas dan susunan kronologi supaya tidak keliru semasa audit atau semakan semula.
Amalan ini membantu anda mengesan invois yang belum dibayar dan memastikan setiap pembayaran disokong oleh resit sah.
3. Tetapkan Prosedur Dalaman
Untuk perniagaan yang mempunyai beberapa pekerja atau bahagian akaun, tetapkan prosedur yang jelas tentang siapa yang perlu menyediakan invois, siapa yang mengeluarkan resit, dan bagaimana ia direkodkan.
Guna panduan semakan dalaman atau proses onboarding yang sistematik bagi memastikan kakitangan baharu memahami fungsi dan kepentingan setiap dokumen yang digunakan. Ini akan meningkatkan kecekapan operasi dan mengelakkan pertindihan atau kesilapan dalam pengurusan kewangan.
4. Simpan Salinan Untuk Tuntutan Cukai
Resit adalah salah satu dokumen utama yang diperlukan untuk tuntutan cukai. Pastikan anda menyimpan salinan digital setiap resit dalam format PDF atau imej, disimpan dalam folder cloud seperti Google Drive atau Dropbox. Gunakan penamaan fail yang konsisten seperti “Resit_Mac2025_LHDN.pdf” untuk memudahkan pencarian.
Soalan Lazim (FAQ)
1. Perlu ke simpan kedua-dua invois dan resit?
Ya, kedua-duanya perlu disimpan kerana masing-masing berfungsi berbeza. Invois digunakan untuk merekod tuntutan bayaran yang belum diterima, manakala resit digunakan sebagai bukti pembayaran yang telah diterima. Kedua-dua dokumen ini penting untuk pengurusan kewangan dan keperluan audit cukai.
2. Boleh ke guna satu dokumen sahaja untuk invois dan resit?
Secara amnya tidak digalakkan. Invois dan resit mewakili dua peringkat yang berbeza dalam urus niaga, sebelum dan selepas pembayaran. Menggabungkan keduanya dalam satu dokumen boleh menyebabkan kekeliruan dan berisiko ditolak semasa audit atau tuntutan cukai.
3. Adakah invois sah tanpa tandatangan?
Invois masih sah walaupun tanpa tandatangan, selagi ia mengandungi maklumat lengkap seperti nombor invois, tarikh, butiran pembeli dan penjual, serta jumlah yang perlu dibayar. Namun, sesetengah organisasi lebih selesa dengan invois yang ditandatangani sebagai pengesahan.
4. Bagaimana nak buat invois yang sah ikut LHDN?
Invois yang sah harus mengandungi nombor invois yang unik, tarikh dikeluarkan, butiran lengkap penjual dan pembeli, senarai barangan atau perkhidmatan, jumlah harga, serta jika berdaftar SST atau GST (jika berkenaan). Ia juga perlu disimpan sekurang-kurangnya tujuh tahun untuk tujuan audit oleh LHDN.
Kesimpulan
Memahami beza invois dan resit bukan sekadar teori perakaunan, tetapi satu keperluan praktikal dalam mengurus perniagaan secara profesional.
Invois digunakan untuk menuntut bayaran sebelum transaksi diselesaikan, manakala resit pula dikeluarkan selepas bayaran diterima sebagai bukti sah.
Kedua-duanya memainkan peranan penting dalam memastikan urus niaga yang telus, teratur dan mematuhi undang-undang Malaysia.
Usahawan yang faham fungsi dan penggunaan kedua-dua dokumen ini mampu mengurus aliran tunai dengan lebih baik, memudahkan proses audit, serta menambah kredibiliti di mata pelanggan dan pihak berkuasa.
Jangan lupa kongsi artikel ini kepada rakan usahawan lain dan tinggalkan komen jika anda ada soalan. Baca juga artikel lain di eguru.my:
Leave a Comment